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# Google Sheets - Lectura

Cómo conectar una planilla de Google Sheets para que el asistente lea información en tiempo real y responda usando precios, stock, productos, propiedades, servicios, links y más.

## Qué resuelve

Esta integración permite usar una hoja de Google Sheets como fuente de datos viva dentro de Prometheo. La IA interpreta las columnas, busca la información correcta y la usa para responder consultas de clientes.

* Productos y precios
* Stock y disponibilidad
* Propiedades y ubicaciones
* Servicios y horarios
* Links y fichas
* Promos y listas internas

{% hint style="success" %}
**Clave para que funcione bien:**

la planilla debe estar ordenada, con una columna por dato y encabezados completos en la fila 1.
{% endhint %}

## Cómo funciona

{% stepper %}
{% step %}

#### Conectás un archivo de Google Sheets

{% endstep %}

{% step %}

#### Prometheo identifica hojas y columnas

{% endstep %}

{% step %}

#### Describís qué significa cada variable

{% endstep %}

{% step %}

#### El asistente usa esa información al responder

{% endstep %}
{% endstepper %}

## Antes de conectar

### Cómo debe estar armada la planilla

La lógica recomendada es simple: cada dato importante debe vivir en su propia columna, la fila 1 debe tener todos los encabezados y cada fila siguiente debe representar un registro completo.

| producto       | precio | stock | color | descripción           | link                                      |
| -------------- | ------ | ----- | ----- | --------------------- | ----------------------------------------- |
| Campera puffer | 89990  | 12    | Negro | Impermeable y liviana | [www.ejemplo.com](http://www.ejemplo.com) |

{% hint style="warning" %}
**No conviene:**

dejar encabezados vacíos, mezclar muchos tipos de datos en una misma columna o cargar toda la información en una sola celda enorme.
{% endhint %}

## Ejemplo de uso

### Qué puede responder el asistente

Una vez conectada la hoja, el asistente puede apoyarse en esa información para contestar preguntas concretas.

* “¿Cuánto sale la campera negra?”
* “¿Tenés stock del modelo X?”
* “Pasame el link del producto”
* “¿Qué propiedades hay en tal zona?”
* “¿Qué horarios tiene este servicio?”

{% hint style="info" %}
**Buena práctica:**

además de conectar la integración, en el prompt general del asistente hay que indicarle explícitamente que use esa fuente de datos.
{% endhint %}

## Paso a paso

### Cómo conectar Google Sheets lectura en Prometheo

{% stepper %}
{% step %}

#### Entrá a Conexiones > Integraciones > Google Sheets

Desde esa sección iniciás la integración y conectás la cuenta de Gmail donde está creado o disponible el archivo.
{% endstep %}

{% step %}

#### Elegí el archivo correcto

Prometheo te muestra los archivos de Google Sheets disponibles en el Drive de esa cuenta. Seleccioná el que querés usar como fuente de información.
{% endstep %}

{% step %}

#### Seleccioná la pestaña u hoja interna

Un mismo archivo puede tener varias hojas, por ejemplo Productos, Stock, Sucursales o Preguntas frecuentes. Tenés que indicar cuál querés leer primero.
{% endstep %}

{% step %}

#### Describí qué significa cada columna

Prometheo muestra las variables detectadas y te permite explicar qué representa cada una. Esto ayuda mucho a la IA a interpretar mejor la información.

| Columna       | Descripción recomendada                                        |
| ------------- | -------------------------------------------------------------- |
| descripción   | Esta variable es la descripción de nuestros productos          |
| barrio        | Esta variable indica el barrio donde está ubicada la propiedad |
| stock         | Esta variable muestra la cantidad de stock disponible          |
| {% endstep %} |                                                                |

{% step %}

#### Marcá el tipo de dato

Por cada variable tenés que definir si es texto, número, imagen o fecha. Aunque el sistema suele leerlo bien, conviene que el propio archivo también tenga esos formatos prolijos.
{% endstep %}

{% step %}

#### Definí si una variable necesita coincidencia exacta

La coincidencia exacta se usa cuando necesitás precisión total y no querés una búsqueda interpretativa.

**Conviene activar**

* precio
* código de producto
* SKU
* número de habitación
* ID de propiedad

**Puede quedar sin exacta**

* descripción
* categoría
* nombre comercial
* zona
* características
  {% endstep %}

{% step %}

### Búsqueda múltiple

Activar este método de búsqueda sólo si vamos a conectar una base de dastos con búsquedas precisas. Por ejemplo: buscar únicamente por SKU, DNI, números de cuenta, etc.

{% hint style="warning" %}
No usar este método para buscar coincidencias exactas
{% endhint %}

{% endstep %}

{% step %}

#### Conectá la integración

Una vez que terminás de describir las variables y sus tipos, hacé clic en Conectar para dejar la integración sincronizada.
{% endstep %}

{% step %}

#### Indicá en el prompt del asistente que use esa fuente

Conectar la hoja no alcanza por sí solo. En el prompt general del asistente conviene incluir una instrucción como esta:

> Toma la información de nuestro Google Sheets para responder consultas sobre precio, stock, características y links.
> {% endstep %}
> {% endstepper %}

## Varias hojas

### Cómo usar más de una pestaña

Podés tener varias hojas dentro del mismo archivo y usarlas dentro de la misma integración, siempre que cada una esté bien armada y habilitada.

* Hoja 1: Productos
* Hoja 2: Sucursales
* Hoja 3: Preguntas frecuentes
* Hoja 4: Promociones

{% hint style="info" %}
**Importante:**

no alcanza con que la hoja exista dentro del archivo. Para que el asistente la use, tiene que estar habilitada.
{% endhint %}

## Actualizaciones

### Qué hacer cuando cambia el archivo

Hay una diferencia clave entre cambiar contenido y cambiar estructura.

{% stepper %}
{% step %}

#### Si cambiaste contenido

Por ejemplo: agregaste filas, actualizaste precios, corregiste stock o modificaste una descripción. En ese caso, forzá la sincronización desde el botón violeta **Conectar + nombre del archivo**.
{% endstep %}

{% step %}

#### Si cambiaste estructura

Por ejemplo: agregaste columnas, cambiaste nombres de encabezados, eliminaste columnas o reordenaste mucho la lógica. En ese caso tenés que ir a **Integraciones > Google Sheets > Administrar > Cambiar archivo** y volver a seleccionar el mismo archivo.
{% endstep %}

{% step %}

#### Si solo querés corregir descripciones o coincidencia exacta

No hace falta cambiar el archivo. Volvé a entrar desde **Conectar + nombre del archivo** y actualizá la configuración de variables.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Importación correcta

### Cómo cargar un Excel sin romper la integración

Para que Prometheo lo lea bien, el archivo debe estar realmente en formato Google Sheets. La forma más segura es crear el archivo directamente en Sheets o importar el Excel desde adentro de Google Sheets.

{% hint style="success" %}
**Forma recomendada**

Abrí un Google Sheet, andá a Archivo > Importar > Subir archivo y seleccioná el Excel.
{% endhint %}

{% hint style="danger" %}
**Error común**

Arrastrar el Excel al Drive y pensar que ya está listo. Eso puede generar fallas al momento de conectarlo en Prometheo.
{% endhint %}

## Buenas prácticas

### Qué conviene hacer

* Usar encabezados claros y simples
* Mantener una lógica por columna
* Cargar la información prolija
* Describir bien cada variable
* Usar tipo de dato correcto
* Elegir coincidencia exacta solo cuando hace falta
* Habilitar cada hoja que quieras usar
* Resincronizar después de cambios

## Qué no conviene hacer

### Errores frecuentes

* Dejar la fila 1 incompleta
* Usar nombres de columnas confusos
* Mezclar texto, números y fechas en la misma columna
* Confiar solo en el nombre técnico de la columna sin describirla
* Modificar la estructura del archivo y no resincronizar
* Poner toda la información importante en una sola celda

## Caso práctico

### Ejemplo completo de uso

Supongamos que vendés muebles. Tu hoja podría tener columnas como producto, categoría, material, color, precio, stock, link y descripción. En Prometheo describís cada variable, elegís el tipo de dato y luego le indicás al asistente que use esa fuente para responder consultas sobre precios, disponibilidad, materiales, colores y links.

| Pregunta del cliente                     | Cómo responde el asistente                           |
| ---------------------------------------- | ---------------------------------------------------- |
| “¿Tenés mesas ratonas de madera?”        | Busca categoría, material y stock dentro del Sheet.  |
| “¿Cuánto sale el sillón gris?”           | Lee precio y color del producto correspondiente.     |
| “Pasame el link de la biblioteca blanca” | Encuentra el registro correcto y devuelve el enlace. |

## Envío de imágenes

Haciendo click en el ícono de engranaje en la Integración Sheets lectura (dentro de Conexiones / Integraciones) se nos desplegarán el switch de estado de la integración y habilitar la función de **Enviar archivos en Google Sheets.**

<figure><img src="https://726246282-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FDN7zYon1XcyJHDq3xBor%2Fuploads%2FKLpL49YN041lq1uA3QMA%2Fimage.png?alt=media&amp;token=021e9f59-7b10-4d23-a2cf-e8c7354d6b6f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Esta configuración permite que si en una columna del archivo conectado incluimos un link/url a una imagen, Prometheo pueda enviar el archivo como imagen para ser visualizado en el momento.

{% hint style="info" %}
La URL de la imagen tiene que poder ser accesible o bien tener permisos de lectura para que Prometheo los pueda acceder, procesar y enviar como imagen
{% endhint %}

## Resumen

### Lógica completa en 9 pasos

{% stepper %}
{% step %}

#### Preparás bien el Google Sheet

{% endstep %}

{% step %}

#### Lo conectás desde Conexiones > Integraciones > Google Sheets

{% endstep %}

{% step %}

#### Elegís archivo y pestaña

{% endstep %}

{% step %}

#### Describís cada columna

{% endstep %}

{% step %}

#### Marcás tipo de dato y coincidencia exacta si aplica

{% endstep %}

{% step %}

#### Conectás

{% endstep %}

{% step %}

#### Le indicás al asistente en el prompt que use esa información

{% endstep %}

{% step %}

#### Si actualizás contenido, resincronizás

{% endstep %}

{% step %}

#### Si cambiás estructura, volvés a seleccionar el archivo

{% endstep %}
{% endstepper %}

## Preguntas frecuentes

<details>

<summary>¿El asistente lee la planilla en tiempo real?</summary>

La integración está pensada para usar la información actual de la hoja, pero cuando hacés cambios importantes conviene forzar la sincronización para asegurarte de que todo quede actualizado.

</details>

<details>

<summary>¿Puedo usar más de una hoja dentro del mismo archivo?</summary>

Sí. Pero cada hoja que quieras usar tiene que estar habilitada.

</details>

<details>

<summary>¿Qué pasa si cambio solo precios o stock?</summary>

En ese caso no hace falta cambiar de archivo. Solo resincronizá desde el botón Conectar + nombre del archivo.

</details>

<details>

<summary>¿Qué pasa si agrego columnas nuevas?</summary>

Eso ya es un cambio de estructura. Tenés que volver a seleccionar el archivo desde la opción Cambiar archivo para que Prometheo relea la nueva lógica.

</details>

{% hint style="info" %}
**Nota:** este tutorial está pensado para web/centro de ayuda. Se puede adaptar después a versión breve para WhatsApp, versión técnica para soporte o versión enfocada en e-commerce, inmobiliaria, hotelería o servicios.
{% endhint %}