> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/integraciones/google-calendar.md).
# Google Calendar
Con la integración con Google Calendar vas a poder hacer que el asistente lea tu disponibilidad y agende turnos o reuniones (con o sin videollamada) en tu cuenta de mail como así también en la del cliente. A su vez, vas a poder configurar tipos de reuniones, su duración y el envío de recordatorios.
Para conectar esta Integración nos dirigimos hacia Conexiones / Integraciones y seleccionamos Google Calendar. Nos logueamos con nuestras credenciales de Google y aceptamos los permisos. Luego nos queda configurar nuestros horarios disponibles. Para eso verificamos que se haya conectado correctamente (nos va a figurar el mail) y hacemos click en Configurar.
Se nos va a abrir el siguiente módulo:
### Tipos de turno.
A partir de este paso podemos empezar a configurar los turnos. Hacemos Click en "+Agregar tipo de turno" y seteamos:
1. Nombre del turno (referencia para nosotros)
2. Duración en minutos (es el tiempo que se va a agendar)
3. Descanso: si queremos setear un tiempo mínimo entre reunión y reunión. Esto va a impedir que el asistente agende reuniones una atrás de la otra sin tiempo entre ellas
4. Anticipación para cancelar: tiempo mínimo que requerimos para que un usuario cancele un turno
5. Anticipación para agendar: si queremos pedir un tiempo mínimo para agendar.
6. Cuántos a la vez: si queremos agendar más de un turno a la misma hora.
7. Google Meet: si activamos este switch, el asistente creará también un link a una reunión en Google Meets, ideal para videollamadas.
8. Asunto: el asunto con el correo que recibirá nuestro lead. Importante: se pueden agregar variables en el asunto del mail escribiendo la / para insertarlas.
9. Notas: info adicional que queramos agregar al correo. Importante: se pueden agregar variables en el asunto del mail escribiendo la / para insertarlas.
### Disponibilidad
Ingresá en la pestaña **Disponibilidad** para definir cuándo puede ofrecer turnos el asistente.
Primero, seleccioná la zona horaria correspondiente al negocio.
Por ejemplo:
`America/Argentina/Buenos_Aires`
Es importante que coincida con la zona horaria utilizada en Google Calendar. Una configuración incorrecta puede hacer que el asistente muestre horarios desplazados.
En la parte superior aparecen los días de la semana.
Seleccioná un día para editarlo y activá o desactivá la opción **Habilitado**.
Los días deshabilitados no se tendrán en cuenta al buscar disponibilidad.
Para cada día habilitado, definí el horario general de atención indicando:
* Hora de inicio.
* Hora de finalización.
Con el botón `+` podés agregar más de una franja horaria durante el mismo día.
Por ejemplo:
* De 09:00 a 13:00.
* De 15:00 a 18:00.
De esta manera, el asistente no ofrecerá turnos durante el horario intermedio.
En **Tipos de turno para el día seleccionado**, elegí qué servicios pueden reservarse ese día.
Esto permite, por ejemplo:
* Ofrecer consultas iniciales de lunes a viernes.
* Ofrecer controles solamente los martes y jueves.
* Ofrecer determinados tratamientos únicamente los sábados.
Aunque un tipo de turno esté creado, no se ofrecerá durante un día si no está incluido en esta sección.
También es posible darle a un tipo de turno un horario diferente del horario general del día.
Por ejemplo:
* Horario general del martes: 09:00 a 18:00.
* Consulta inicial: 09:00 a 13:00.
* Consulta de seguimiento: 14:00 a 18:00.
Activá la personalización del tipo de turno correspondiente y definí sus franjas horarias particulares.
Cuando no haya una personalización, ese tipo de turno utilizará el horario general del día.
El botón **Aplicar a Lun-Vie** permite copiar los horarios y tipos de turno configurados en el día seleccionado al resto de los días hábiles.
Esta opción es útil cuando el negocio trabaja con la misma disponibilidad de lunes a viernes. Después de aplicarla, revisá cada día antes de guardar, especialmente si alguno tiene un horario diferente.
### Capacidad
La pestaña **Capacidad** permite controlar cuántas reservas pueden existir en el mismo horario.
Esta configuración es importante para evitar sobreturnos o, por el contrario, permitir varias reservas simultáneas cuando el negocio tiene más de un profesional, box, consultorio o lugar disponible.
Abriendo cada tipo de turno, se puede setear la cantidad de turnos simultáneos que se puede tener en cada día, utilizando las flechas hacia arriba o hacia abajo.
En el **tope total del horario** se pueden definir el máximo de turnos a la vez sumando todos los tipos. Se puede setear el tope total para todos los dias.
Cada tipo de turno puede tener su propio valor de **Simultáneos**.
Por ejemplo:
* Consulta inicial: 1.
* Consulta de seguimiento: 2.
* Clase grupal: 10.
Esto define cuántos turnos de ese tipo pueden comenzar o superponerse en el mismo horario.
### Configurar una capacidad diferente según el día
Con la opción **Por día**, podés establecer una capacidad específica para determinados días de la semana.
Por ejemplo:
* Valor general: 2 turnos simultáneos.
* Lunes: 1 turno simultáneo.
* Martes: 3 turnos simultáneos.
Los campos que queden vacíos utilizarán el valor general del tipo de turno. Los días marcados con borde violeta tienen una personalización.
Utilizá **Quitar personalización** para volver a aplicar el valor general en todos los días.
***
### Cómo se cuentan los turnos superpuestos
La opción **Contar simultaneidad por tipo de turno** determina si cada servicio consume su propia capacidad o si todos los eventos afectan a todos los tipos.
#### Opción activada: capacidad independiente por tipo
Cada tipo de turno utiliza su propio cupo.
Un turno de otro tipo en el mismo horario no consume su capacidad.
Ejemplo:
* Corte: límite 1.
* Reflejos: límite 2.
A las 10:00 podrían reservarse:
* Un corte.
* Dos reflejos.
En total habría tres turnos simultáneos, siempre que el límite global lo permita.
Esta modalidad resulta útil cuando cada servicio tiene profesionales, espacios o recursos independientes.
Los eventos creados manualmente en Google Calendar se tienen en cuenta para todos los tipos de turno, como medida de protección contra sobrerreservas.
**Opción desactivada: Cupos independientes por tipo**
Todos los eventos superpuestos del calendario consumen la capacidad de cualquier tipo de turno.
En esta modalidad, un evento de otro servicio puede bloquear un horario aunque todavía no se haya alcanzado el límite específico del servicio solicitado.
Es conveniente cuando:
* Un único profesional realiza todos los servicios.
* Todos los turnos utilizan el mismo espacio.
* Cualquier evento del calendario implica que la persona ya está ocupada.
Cuando también existe un límite global, la capacidad efectiva será el menor valor entre el límite del tipo de turno y el límite global.
### Recordatorios
Desde la integración con Google Calendar podremos enviar recordatorios por Whatsapp a quienes hayan agendado a través del asistente.
1. Seteamos el nombre con el que reconocemos el recordatorio
2. Tipo: elegimos la unidad de tiempo (minutos, horas, días o semanas)
3. Unidad: la cantidad de tiempo.
4. Mensaje: acá hay dos posibilidades. Si la [conexión con Whatsapp](/prometheo/primeros-pasos/como-conectar-whatsapp.md) es con QR, se puede escribir el mensaje libremente en el cuadro de texto y se puede enviar independientemente del plazo de tiempo; pero si la conexión es por Whatsapp API oficial los recordatorios se envían mediante plantillas pre-aprobadas por Meta. Acá explicamos como [crear plantillas desde Prometheo.](/prometheo/recursos-compartidos/plantillas.md)
5. Hacer click en "Listo"
En cualquier momento se pueden editar los recordatorios, simplemente hay que hacer click en el botón de Editar para hacer cualquier modificación en los mismos.
Luego de editarlo hacer click en el tilde, y finalmente en Guadar para conservar los cambios.
{% hint style="info" %}
Los recordatorios pueden incluir variables. La variables son información dinámica que se toma directamente de los contactos en Prometheo, como por ejemplo nombre, mail, variables o link a la reunión si se seteó una reunión virtual. Para incorporarlas hay que escribir la "/" que va a desplegar todas las opciones posibles\
{% endhint %}
### Notificación
La pestaña **Notificación** permite avisarle por WhatsApp al equipo cada vez que un cliente:
* Reserva un turno.
* Modifica un turno.
* Cancela un turno.
Estas notificaciones se envían al número interno configurado, no al cliente.
Activar las notificaciones
1. Activá el interruptor general de **Notificaciones al equipo**.
2. Ingresá el teléfono que debe recibirlas.
3. Escribilo con código de país, sin espacios ni símbolos.
Podés activar cada evento de manera independiente:
* **Turno reservado:** se envía cuando se crea un turno nuevo.
* **Turno editado:** se envía cuando cambia la fecha o la hora.
* **Turno cancelado:** se envía cuando se cancela la reserva.
El contador ubicado en la parte superior indica cuántos eventos de notificación están activos.
Seleccionar la plantilla
Para cada evento, seleccioná la plantilla de WhatsApp que se utilizará. En caso de conexión por QR, se escribe el mensaje que querés que reciba la persona notificada
La plantilla debe:
* Estar creada desde la sección correspondiente de la conexión.
* Incluir las variables necesarias.
* Estar aprobada para poder utilizarse.
Prometheo muestra una vista previa para verificar cómo llegará el mensaje.
Ejemplo
> Se agendó un turno para el lead Gastón, con fecha jueves 25 de julio a las 20:30.
Antes de guardar, revisá que:
* El número interno sea correcto.
* La plantilla seleccionada esté aprobada.
* Las variables aparezcan correctamente en la vista previa.
* El evento correspondiente esté activado.
### Opciones
La pestaña **Opciones** contiene configuraciones adicionales relacionadas con la creación y el control de reservas.
**Requerir el email del cliente**
Al activar **Requerir email del cliente para crear evento**, el asistente deberá contar con el correo del cliente antes de confirmar la reserva.
Esta opción es útil cuando el email es necesario para:
* Agregar al cliente como invitado del evento.
* Enviarle la invitación de Google Calendar.
* Identificar correctamente al asistente.
* Utilizar automatizaciones posteriores vinculadas al correo.
Si se activa esta opción, el flujo del asistente debe contemplar la solicitud del email antes de crear el turno.
**Enviar notificaciones al crear el evento**
La opción **Enviar notificaciones al crear evento** habilita el envío de las notificaciones asociadas al evento de Google Calendar cuando se genera la reserva.
Cuando se utilice junto con el correo del cliente, este podrá recibir la invitación o actualización correspondiente desde Google Calendar.
Esta configuración es independiente de las notificaciones internas por WhatsApp de la pestaña **Notificación**.
Limitar los turnos que puede reservar cada cliente
Estos límites controlan cuántos turnos puede tener una misma persona durante un día. No deben confundirse con la capacidad simultánea, que controla cuántas personas pueden reservar el mismo horario.
**Máximo de turnos del mismo tipo por día**
Define cuántas veces puede reservar un cliente el mismo tipo de turno durante una fecha.
Por ejemplo, con un máximo de `2`, el cliente podría tener dos turnos de “Consulta” el mismo día, pero no un tercero.
El límite se calcula de forma independiente para cada tipo de turno.
**Limitar el total de turnos por día**
Esta opción establece un máximo sumando todos los tipos de turno.
Por ejemplo:
* Máximo del mismo tipo: 2.
* Límite total diario: 2.
El cliente podría reservar:
* Una consulta inicial y un seguimiento.
* Dos consultas iniciales.
Pero no podría agregar un tercer turno de ningún tipo durante ese día.
Cuando la opción está apagada, no existe un límite total diario, aunque continúa aplicándose el máximo configurado para cada tipo.
La opción **Permitir reservar a nombre de otra persona** permite que quien está conversando solicite un turno para un tercero.
Por ejemplo:
* Una madre reserva para su hijo.
* Una persona reserva para su pareja.
* Un contacto solicita dos turnos para integrantes diferentes de una familia.
En estos casos:
* La reserva queda vinculada al contacto que está conversando.
* El evento de Google Calendar se crea con el nombre de la persona que asistirá.
El asistente debe solicitar claramente los datos de cada persona antes de crear los eventos.
Cuando se agendan varios turnos para personas distintas, cada evento debe crearse por separado y con el nombre correspondiente. No se deben reutilizar automáticamente los datos del contacto principal para todos los turnos.
## Guardar y validar la configuración
## Configuraciones recomendadas según el caso
### Un profesional que atiende un turno por vez
* Límite global simultáneo: 1.
* Simultáneos por tipo: 1.
* Los eventos de otros tipos deben bloquear el horario.
* Incluir en el calendario bloqueos, reuniones y ausencias del profesional.
### Varios profesionales que atienden el mismo servicio
* Simultáneos del tipo de turno: cantidad de profesionales disponibles.
* Configuración por día cuando cambia la cantidad de personal.
* Límite global igual a la capacidad total del establecimiento, cuando corresponda.
### Servicios con recursos independientes
* Activar **Contar simultaneidad por tipo de turno**.
* Definir el cupo de cada servicio.
* Utilizar el límite global solamente cuando exista además un recurso compartido.
### Clases o actividades grupales
* Configurar el número de participantes como cantidad de turnos simultáneos.
* Usar capacidades diferentes por día cuando cambie el tamaño del grupo.
* Limitar las reservas por cliente cuando no se permita que una persona ocupe varios lugares.
***
## Problemas frecuentes
### El asistente ofrece un horario que no debería estar disponible
Revisá:
* La zona horaria.
* Los días habilitados.
* Los horarios generales.
* Los horarios personalizados por tipo.
* Los tipos de turno asignados al día.
* El modo en que se cuentan los eventos superpuestos.
* Los eventos existentes en Google Calendar.
### Se permiten más turnos simultáneos de los esperados
Verificá:
* El límite de cada tipo de turno.
* Las personalizaciones por día.
* Si el límite global está activado.
* Si la simultaneidad se cuenta de manera independiente por tipo.
### El asistente no permite crear un turno aunque hay horario
Puede deberse a que:
* Se alcanzó el límite simultáneo.
* El cliente alcanzó su máximo diario.
* Se exige el email y todavía no fue informado.
* El tipo de turno no está habilitado ese día.
* Un evento manual de Google Calendar está consumiendo la capacidad.
* El horario está fuera de la disponibilidad personalizada.
### No llega la notificación interna
Controlá que:
* Las notificaciones al equipo estén activas.
* El evento reservado, editado o cancelado esté habilitado.
* El teléfono tenga código de país y no contenga espacios.
* La plantilla seleccionada esté aprobada.
* Los cambios se hayan guardado.
### No se envía un recordatorio
Confirmá que:
* El recordatorio esté creado.
* El tiempo de anticipación sea correcto.
* El turno se haya reservado con suficiente anticipación.
* El mensaje tenga variables válidas.
* Se haya presionado **Guardar** en la configuración general.