> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/integraciones/googe-sheet-escritura.md). # Googe Sheet - Escritura La integración **Google Sheets Escritura** permite guardar automáticamente en una planilla información obtenida durante las conversaciones gestionadas por Prometheo. La conversación puede ocurrir en WhatsApp, Instagram u otro canal conectado. Cuando se cumple una condición determinada, Prometheo toma los datos configurados y los escribe en una hoja de Google Sheets. {% hint style="info" %} Esta integración está diseñada para **escribir información desde Prometheo hacia Google Sheets**. No se utiliza para consultar datos de una planilla. {% endhint %} *** ### ¿Para qué sirve Google Sheets Escritura? Esta integración es útil cuando necesitás registrar automáticamente información de las conversaciones para luego: * Revisarla. * Filtrarla. * Organizarla. * Compartirla con otros equipos. * Utilizarla en procesos internos. * Mantener una base de seguimiento. Por ejemplo, podés utilizarla para guardar los datos de una conversación cuando un contacto alcanza el estado de **lead calificado**. *** ### ¿Cómo funciona? La integración se basa en tres elementos: 1. Una planilla de Google Sheets conectada. 2. Los datos que querés guardar. 3. Un **Smart Tag** que dispara la escritura. El flujo general es el siguiente: {% hint style="info" %} Conversación \ ↓ \ Prometheo captura o identifica información \ ↓ \ Se asigna un Smart Tag \ ↓ \ Prometheo escribe los datos configurados en Google Sheets {% endhint %} La escritura no ocurre automáticamente en todas las conversaciones. Se ejecuta cuando una conversación recibe el Smart Tag definido como disparador. {% hint style="warning" %} El Smart Tag es el disparador de la integración. Si el tag no está correctamente definido o no se asigna durante la conversación, los datos no se escribirán en la planilla. {% endhint %} *** ### Antes de comenzar Antes de configurar la integración, definí estos cuatro puntos: #### 1. La planilla que vas a utilizar Elegí el archivo de Google Sheets donde querés registrar la información. #### 2. Los datos que querés guardar Determiná qué información obtenida por Prometheo necesitás enviar a la hoja. Cuando sea necesario, podés organizar previamente la captura de información mediante variables dentro del asistente. #### 3. El momento de la escritura Definí en qué etapa de la conversación deben guardarse los datos. Por ejemplo: * Cuando el contacto queda calificado. * Cuando finaliza una instancia del proceso. * Cuando la conversación alcanza un estado determinado. #### 4. El Smart Tag que representa ese momento Creá o seleccioná un Smart Tag que identifique con precisión el evento que debe iniciar la escritura. La lógica debería poder expresarse de esta manera: > Cuando la conversación reciba el Smart Tag seleccionado, Prometheo guardará los datos configurados en Google Sheets. *** ### Configurar Google Sheets Escritura #### Paso 1: Ingresar a Conexiones Dentro de Prometheo, dirigite a la sección **Conexiones**. #### Paso 2: Abrir Integraciones Ingresá en **Integraciones** para acceder a las conexiones disponibles. #### Paso 3: Seleccionar Google Sheets Escritura Buscá y seleccioná la integración **Google Sheets Escritura**. Asegurate de no confundirla con la integración de Google Sheets utilizada para consultar información. #### Paso 4: Conectar la planilla Seleccioná y conectá el archivo de Google Sheets donde querés guardar los datos. Verificá que sea la planilla correcta antes de continuar. #### Paso 5: Definir la información que se guardará Configurá los datos que Prometheo deberá escribir en la hoja. Para que el registro sea útil, conviene definir previamente: * Qué información necesitás conservar. * Cómo se obtiene durante la conversación. * Si esa información debe almacenarse en variables. * Qué campos son indispensables para tu proceso. #### Paso 6: Seleccionar el Smart Tag disparador Indicá qué Smart Tag debe iniciar la escritura. Este tag representa el momento exacto en el que Prometheo enviará la información a Google Sheets. #### Paso 7: Probar el flujo Realizá una conversación de prueba y verificá que: 1. Prometheo capture la información esperada. 2. El Smart Tag se asigne en el momento correcto. 3. Los datos aparezcan en la planilla conectada. {% hint style="info" %} Importante: la escritura no se realiza si el asistente de la conversación se encuentra APAGADO. Tiene que estar encendido para que se escriba en el archivo. {% endhint %} *** ### Ejemplo: registrar un lead calificado Supongamos que querés registrar en Google Sheets los datos de los contactos que cumplen con tus criterios de calificación. #### Lógica del flujo 1. Una persona inicia una conversación con el asistente. 2. Prometheo obtiene la información necesaria. 3. La conversación cumple con los criterios definidos para ser considerada un lead calificado. 4. Se asigna el Smart Tag `Lead calificado`. 5. La integración detecta ese tag. 6. Prometheo escribe en la planilla los datos configurados. {% hint style="info" %} Contacto conversa con el asistente \ ↓ \ Prometheo recopila la información \ ↓ \ Se cumplen los criterios de calificación \ ↓ \ Se asigna el Smart Tag “Lead calificado” \ ↓ \ Los datos se guardan en Google Sheets {% endhint %} En este ejemplo, el Smart Tag no guarda los datos por sí solo. El tag funciona como el evento que le indica a la integración cuándo debe ejecutar la escritura. *** ### Estructura recomendada Para implementar correctamente este flujo, se recomienda contar con: * Un asistente configurado para obtener la información necesaria. * Variables, cuando sean necesarias para almacenar datos de la conversación. * Smart Tags con criterios claros. * Una planilla de Google Sheets correctamente conectada. * Una integración de escritura configurada con los datos correspondientes. * Un Smart Tag que represente exactamente el momento en el que debe realizarse el registro. La estructura general sería: {% hint style="info" %} Asistente \ ↓ \ Captura de información \ ↓ \ Variables, cuando corresponda \ ↓ \ Evaluación de la conversación \ ↓ \ Asignación del Smart Tag \ ↓ \ Google Sheets Escritura {% endhint %} *** ### La importancia de los Smart Tags Los Smart Tags cumplen dos funciones diferentes dentro de este tipo de automatización: 1. **Clasifican o identifican un estado de la conversación.** 2. **Actúan como disparadores de la integración.** Por eso, el nombre y la lógica del tag deben representar un evento concreto. Por ejemplo, es preferible utilizar: * `Lead calificado` * `Solicitud completada` * `Datos confirmados` En lugar de tags demasiado generales que no indiquen claramente cuándo debe realizarse la escritura. {% hint style="success" %} Pensá el Smart Tag como una señal: cuando aparece esa señal, Prometheo ejecuta la escritura configurada. {% endhint %} *** ### ¿Qué no hace esta integración? Google Sheets Escritura no está diseñada para: * Leer productos, stock u otra información de una hoja en tiempo real. * Consultar una base de Google Sheets para responder preguntas. * Enviar mensajes salientes a contactos almacenados en una planilla. * Reemplazar la lógica de clasificación de los Smart Tags. * Definir por sí sola cuándo una conversación cumple una condición. * Ejecutar funciones adicionales no contempladas en su configuración. No se deben asumir transformaciones complejas, reglas avanzadas adicionales ni automatizaciones externas que no estén confirmadas en la documentación disponible. *** ### Diferencias entre las integraciones de Google Sheets Dentro de Prometheo existen integraciones con finalidades diferentes. | Integración | Dirección de la información | Uso principal | | -------------------------------------------- | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | **Google Sheets** | Desde Google Sheets hacia Prometheo | Consultar información de una hoja para responder durante una conversación | | **Google Sheets Escritura** | Desde Prometheo hacia Google Sheets | Guardar datos obtenidos en las conversaciones | | **Google Sheets Outbound, Forms o Saliente** | Desde Google Sheets hacia los contactos | Iniciar mensajes salientes a partir de una planilla | #### Google Sheets de lectura Se utiliza cuando el asistente necesita consultar datos de una hoja en tiempo real. Algunos casos posibles son: * Productos. * Propiedades. * Listados. * Bases de información. * Datos que el asistente necesita consultar para responder. #### Google Sheets Escritura Se utiliza cuando necesitás que Prometheo complete o registre información en una hoja. ``` Prometheo → Google Sheets ``` #### Google Sheets saliente Se utiliza para iniciar mensajes a contactos registrados en una planilla. Esta integración corresponde a una lógica diferente, requiere WhatsApp API oficial y se encuentra disponible desde los planes Pro y Enterprise. *** ### Elegir la integración correcta Utilizá esta referencia para identificar qué integración necesitás: > **Quiero que el asistente consulte una planilla para responder.**\ > Utilizá Google Sheets de lectura. > **Quiero guardar en una planilla información obtenida por Prometheo.**\ > Utilizá Google Sheets Escritura. > **Quiero enviar mensajes a contactos que están en una planilla.**\ > Utilizá Google Sheets saliente. *** ### Verificación de la configuración Antes de considerar terminado el flujo, comprobá lo siguiente: * La planilla conectada es la correcta. * Los datos que querés registrar están correctamente definidos. * El asistente puede obtener esa información. * Las variables necesarias están configuradas. * El Smart Tag representa un momento concreto del proceso. * El tag se asigna bajo la condición esperada. * La integración utiliza ese mismo tag como disparador. * Una conversación de prueba escribe correctamente los datos en la hoja. *** ### Resumen Google Sheets Escritura conecta una conversación de Prometheo con una planilla mediante un flujo basado en Smart Tags. ``` Prometheo obtiene información +La conversación recibe un Smart Tag =Los datos se escriben en Google Sheets ``` Para evaluar si esta integración es adecuada para tu operación, no alcanza con definir que querés usar Google Sheets. También tenés que establecer: * Qué información querés guardar. * Cómo la obtendrá el asistente. * En qué momento debe registrarse. * Qué Smart Tag representará ese momento. Cuando esos elementos están correctamente definidos, la integración permite automatizar el registro de información de las conversaciones en una hoja de Google Sheets.