> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://prometheo.gitbook.io/prometheo/extensiones/recordatorios-programados-en-prometheo.md). # Recordatorios programados en Prometheo ## 1. Qué son los Recordatorios programados Recordatorios programados es una funcionalidad de Prometheo que permite crear mensajes programados para contactar leads en una fecha futura. La herramienta sirve para automatizar avisos, vencimientos, seguimientos, recordatorios de pago, confirmaciones o cualquier comunicación que deba enviarse en un momento específico. La funcionalidad permite crear recordatorios de forma individual o masiva, según el origen de los datos. Hay principalmente dos métodos: por condiciones dentro del CRM y desde Google Sheets. * Por condiciones: se crean recordatorios para leads existentes en Prometheo que cumplen ciertos filtros, por ejemplo una etiqueta, una variable o un subgrupo. * Desde Google Sheets: Prometheo observa una planilla conectada y genera recordatorios automáticamente a partir de nuevas filas o cambios. * Desde Excel. {% hint style="info" %} **Diferencia importante** En Marketplace se ven dos extensiones: Recordatorios y Recordatorios programados. La primera está orientada a recordatorios solicitados dentro de una conversación. La segunda es la funcionalidad explicada en esta guía, pensada para programar recordatorios desde condiciones, Excel o Google Sheets. {% endhint %} ## 2. Dónde activar y dónde gestionar la funcionalidad Primero hay que asegurarse de que la extensión esté disponible en el Marketplace de Prometheo. Luego, los recordatorios se crean y administran desde el CRM. 1. Ir a Marketplace. 2. Entrar en la pestaña Extensiones. 3. Buscar Recordatorios programados. 4. Activar la extensión si todavía no está activa. 5. Luego ir a CRM > Recordatorios para ver el listado y crear nuevos recordatorios. En el listado principal se pueden revisar los recordatorios existentes, filtrar por estado y ejecutar acciones sobre cada uno. * Estados visibles: Todos, Pendientes, Enviados y Cancelados. * Columnas principales: Lead, fecha programada, fuente, canal, descripción, plantilla, condiciones de exclusión, estado y acciones. * Acciones disponibles sobre un recordatorio: cancelar, reprogramar y reactivar cuando corresponda. * También se puede usar el botón Configuración, el botón Crear recordatorio, el selector de columnas y filtros adicionales. ## 3. Crear un recordatorio Para crear un nuevo recordatorio se debe entrar en CRM > Recordatorios y hacer clic en Crear recordatorio. Prometheo muestra tres métodos de creación: Por condiciones, Desde Excel y Desde Google Sheets.
## 4. Crear recordatorios por condiciones Este método sirve para crear recordatorios tomando como base leads que ya existen dentro de Prometheo. La herramienta permite filtrar a qué contactos se les generará un recordatorio. {% stepper %} {% step %} #### Filtros destinatarios En este paso se define a qué leads se les va a crear el recordatorio. El video muestra que se pueden combinar distintas condiciones y que el contacto debe cumplir todas las condiciones configuradas. * Se puede filtrar por Tags. * Se puede filtrar por Variable. * Se puede filtrar por Subgrupo. * Se pueden agregar varias condiciones dentro del mismo paso. Ejemplo de uso Se podría crear un recordatorio solo para leads con la etiqueta “Pendiente de pago” y que además tengan cargada una fecha de vencimiento en una variable. * Se puede seleccionar dentro de los Filtros también la fecha del lead, pudiendo seleccionar entre Fecha de creación o fecha de última actualización, y finalmente un rango de fechas.
{% endstep %} {% step %} #### Programación En este paso se define cuándo se enviará el recordatorio. Para el modo Por condiciones, el sistema toma una variable del lead que contenga fecha y hora. * Se selecciona la variable que contiene la fecha base. En caso que no tenga la variable de fecha y hora creada, se puede crear directamente en este paso. * Se define si el recordatorio se enviará antes, después o en la misma fecha. * Se indica la cantidad de días de desplazamiento. * Se puede activar la opción Solo días hábiles. * El sistema solo crea recordatorios cuando la fecha de la variable es futura. {% hint style="warning" %} **Importante** Si la variable está vacía o contiene una fecha pasada, Prometheo omite ese lead y no crea el recordatorio para ese contacto. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} #### Mensaje En este paso se configura qué mensaje se enviará cuando llegue el momento del recordatorio. El video muestra dos formas principales de armar el mensaje. * Prompt libre: se escriben instrucciones para que el asistente genere el mensaje en base al contexto. * Plantilla de WhatsApp: se selecciona una [plantilla aprobada](/prometheo/recursos-compartidos/plantillas.md) para enviar el mensaje directamente como plantilla. Cuando se usa prompt libre, también aparecen opciones adicionales: * Enviar como audio. * Seleccionar una plantilla de fallback fuera de la ventana de 24 horas. * Usar Copiar config. y Pegar config. para reutilizar una configuración de mensaje. {% hint style="info" %} **Fallback fuera de 24 horas** Si el contacto está fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp, Prometheo puede usar la plantilla fallback seleccionada. La plantilla tiene prioridad sobre la plantilla por defecto de la organización. {% endhint %} Cuando se selecciona una plantilla de WhatsApp, se deben mapear las variables requeridas por la plantilla. Por ejemplo, la variable `{{name}}`, que se vincula con la variable Nombre del lead. * Seleccionar la plantilla aprobada. * Mapear cada variable de la plantilla con una variable del lead. * Revisar la previsualización del mensaje. * Confirmar que la conexión sea compatible con WhatsApp Business. {% hint style="warning" %} **Restricción** Si se usa una plantilla de WhatsApp y al ejecutarse el recordatorio el contacto no pertenece a la conexión de WhatsApp Business, el recordatorio se cancela. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} #### Ejecución y condiciones de exclusión Las condiciones de exclusión son opcionales. Sirven para evitar que el recordatorio se envíe si el lead cumple cierta condición al momento de la ejecución. * Antes de enviar, Prometheo revisa si el lead cumple alguna condición de exclusión. * Si la cumple, el recordatorio no se envía y queda cancelado. * Las condiciones pueden usar tags, variables o subgrupos. * Son útiles para no contactar leads que ya avanzaron, pagaron, cancelaron o cambiaron de estado. Antes de crear los recordatorios, Prometheo muestra una confirmación con la cantidad de contactos alcanzados. También recuerda que los leads con fecha vacía o fecha pasada serán omitidos. {% endstep %} {% endstepper %} ## 5. Gestionar recordatorios creados Una vez creados, los recordatorios aparecen en el listado principal. Desde ahí se puede revisar el estado y realizar acciones. * Pendiente: el recordatorio está programado y todavía no se envió. * Enviado: el recordatorio ya se ejecutó. * Cancelado: el recordatorio fue cancelado manualmente o por una condición de exclusión. ## 6. Crear recordatorios desde Google Sheets El flujo desde Google Sheets permite que Prometheo observe una planilla conectada y cree recordatorios a partir de sus filas. Es especialmente útil para cargas masivas o para procesos donde los datos se actualizan en una hoja compartida. Cómo debe estar preparada la planilla La primera fila debe funcionar como cabecera. La hoja tiene columnas como Nombre, Apellido, Teléfono y Fecha. Como mínimo, Prometheo necesita identificar una columna de teléfono y una columna de fecha. {% stepper %} {% step %} #### Archivo y hoja 1. Elegir la cuenta de Google conectada. 2. Seleccionar el archivo de Google Sheets. 3. Seleccionar la hoja o pestaña que Prometheo debe observar. 4. Continuar al paso de columnas. Una vez configurado, Prometheo puede procesar automáticamente filas nuevas agregadas a la hoja. {% endstep %} {% step %} #### Columnas En este paso se mapean las columnas principales que Prometheo necesita para crear recordatorios. * Columna de teléfono: debe contener el número del contacto. * Columna de fecha: debe contener la fecha base que se usará para programar el recordatorio. {% hint style="warning" %} **Datos incompletos** Si una fila no tiene teléfono o no tiene fecha, Prometheo la marca como datos incompletos y no genera el recordatorio. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} #### Elegir estrategia **Estrategia A: Relativos a una fecha** Esta estrategia crea uno o varios recordatorios calculados a partir de la fecha de cada fila. Por ejemplo, si la fila tiene una fecha objetivo, se puede enviar un recordatorio un día antes a las 09:00. * Definir cantidad de días. * Elegir si el recordatorio será antes o después de la fecha. * Elegir la hora de envío. * Activar o desactivar Solo días hábiles. * Configurar el mensaje con prompt o plantilla de WhatsApp. * Configurar fallback fuera de 24 horas si aplica. * Agregar condiciones de exclusión si hace falta. * Usar Agregar recordatorio si se necesitan varios recordatorios asociados a la misma fecha. **Estrategia B: Recurrentes hasta una fecha** Esta estrategia genera recordatorios periódicos desde el momento de configuración hasta la fecha límite indicada en la fila. En el video se muestra una recurrencia mensual. * Definir cada cuántas unidades se repite el recordatorio. * Elegir la unidad: semana o mes. * Elegir el día de ejecución, por ejemplo el primer día del mes. * Definir la hora de envío. * Configurar un mensaje compartido para la serie. * Elegir prompt o plantilla de WhatsApp. * Configurar fallback y condiciones de exclusión si aplica. * Opcionalmente, activar un recordatorio extra después de la fecha. {% endstep %} {% step %} #### Configuración adicional Este paso define qué debe hacer Prometheo si una fila ya procesada de Google Sheets cambia más adelante. * Crear recordatorios nuevos: si se modifica una fila, Prometheo crea nuevos recordatorios y mantiene los anteriores. * Reemplazar pendientes: si se modifica una fila, Prometheo borra los recordatorios pendientes de esa fila y crea los nuevos desde cero. Los ya enviados no se modifican. {% hint style="info" %} **Recomendación práctica** Para evitar duplicados cuando una planilla puede cambiar, suele convenir usar Reemplazar pendientes. Si el objetivo es conservar todo el historial de envíos programados, se puede usar Crear recordatorios nuevos. {% endhint %} {% endstep %} {% endstepper %} ## 7. Revisar la configuración activa de Google Sheets Después de crear la configuración, Prometheo muestra una pantalla de Configuración activa. Esta pantalla permite monitorear el estado de procesamiento de la planilla. * Nombre del archivo conectado. * Hoja seleccionada. * Columna de teléfono. * Columna de fecha. * Estado de la configuración. * Progreso de filas procesadas. * Última actualización. * Cantidad de filas procesadas, pendientes, con fecha pasada o con datos incompletos. * Resumen de la estrategia configurada. * Botones para pausar, eliminar o cambiar configuración. {% hint style="info" %} **Tiempo de procesamiento** Los cambios en Google Sheets se procesan cada 5 minutos. Por eso, si se agrega o modifica una fila, puede demorar unos minutos en verse reflejado en Prometheo. {% endhint %} Los recordatorios generados desde Google Sheets aparecen en el listado principal con fuente Google Sheets. En la descripción se puede ver el archivo y la hoja de origen. ## 8. Recordatorios por archivo de Excel. Además del envío de recordatorios conectando una planilla de Google Sheets, se pueden enviar recordatorios mediante un archivo de Excel. Para hacerlo primero se selecciona la opción "Desde Excel" y se carga el archivo a utilizar.
En el siguiente paso, al igual que en Sheets, tenemos que matchear la columna Teléfono y la columna Fecha \ Finalmente se continúa con la programación: #### Programación En este paso se define cuándo se enviará el recordatorio. Para el modo Por condiciones, el sistema toma una variable del lead que contenga fecha y hora. * Se selecciona la variable que contiene la fecha base. En caso que no tenga la variable de fecha y hora creada, se puede crear directamente en este paso. * Se define si el recordatorio se enviará antes, después o en la misma fecha. * Se indica la cantidad de días de desplazamiento. * Se puede activar la opción Solo días hábiles. * El sistema solo crea recordatorios cuando la fecha de la variable es futura. ## 9. Buenas prácticas antes de usar la funcionalidad * Usar siempre datos completos: nombre, teléfono y fecha cuando aplique. * Verificar que los teléfonos tengan código de país y formato consistente. * Confirmar que la columna de fecha esté correctamente interpretada por Google Sheets. * Evitar fechas pasadas si se espera que se creen recordatorios. * Usar plantillas de WhatsApp o fallback cuando el envío pueda ocurrir fuera de la ventana de 24 horas. * Usar condiciones de exclusión para no contactar leads que ya avanzaron, pagaron, cancelaron o cambiaron de estado. * Revisar el listado después de crear una configuración masiva para validar que los recordatorios quedaron pendientes. * Esperar hasta 5 minutos cuando se trabaje con cambios en Google Sheets. ## 9. Errores o dudas frecuentes | Situación | Qué significa | Qué revisar | | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | No se crea el recordatorio | La fila o el lead no cumple las condiciones. | Revisar fecha futura, teléfono, filtros y datos incompletos. | | La fila aparece como fecha pasada | La fecha indicada ya ocurrió. | Corregir la fecha en la variable o en Google Sheets. | | La fila aparece como datos incompletos | Falta teléfono, fecha o una columna requerida. | Completar las columnas mínimas y esperar el reprocesamiento. | | El mensaje no puede enviarse por prompt | El contacto puede estar fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp. | Configurar plantilla fallback aprobada. | | El recordatorio se cancela | Puede haber una condición de exclusión o incompatibilidad de canal. | Revisar exclusiones y si el contacto pertenece a WhatsApp Business. | | Se duplican recordatorios al cambiar una fila | La configuración puede estar en Crear recordatorios nuevos. | Usar Reemplazar pendientes si se quiere actualizar sin duplicar pendientes. |